Power Platform Governance!

Ook het Power Platform schreeuwt om Governance!

Het Microsoft Power Platform wordt steeds populairder. Dit platform maakt het mogelijk om snel oplossingen te ontwikkelen en bedrijfsprocessen eenvoudig te automatiseren. Standaard kan iedereen met een Office 365 licentie gebruik maken van het Power Platform. Het Power Platform bestaat uit: Power Bi, Power Apps, Power Automate en Power Virtual Agents. Omdat het een platform betreft op basis van ‘Low-code’ is de drempel laag voor gebruikers om zelf oplossingen te ontwikkelen of processen te automatiseren. Zonder een goede governance loop je het risico dat bijvoorbeeld data in verkeerde handen komt. Governance is niet iets eenmaligs, maar een continu proces.

Wat is een ontwikkelplatform met ‘weinig-code’?

Low-code is een vorm van softwareontwikkeling die is gericht op het visueel ontwerpen van applicaties. Bij low-code maakt je gebruik van een grafische gebruikersomgeving in combinatie van het configureren van bestaande bouwblokken in plaats van het schrijven van traditionele computercode. Het idee hierachter is dat iedereen het kan. Dit wordt ook wel ‘Citizen Development’ genoemd. Heel simpel gezegd is citizen development het laten ontwikkelen van software door iemand die geen echte developer is. Een ‘citizen’, ofwel een burger. Dat betekent dat iedereen binnen een organisatie, ongeacht de technische vaardigheden of achtergrond, apps kan bouwen of processen kan automatiseren en zo kan bijdragen aan makkelijker werken.

Wat is Governance ook alweer precies?

Een term die vaak valt als men het over afspraken maken heeft is Governance, daarmee bedoelen we een set van spelregels, afspraken en richtlijnen over hoe je samenwerkt met oplossingen zoals Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive, maar dus oplossingen zoals Power Apps en Power Automate. Wij benaderen de Governance vanuit de onderstaande invalshoeken, samen dek je daarmee het geheel:

Informatieborging
Technologische borging
Richtlijnen

Wacht niet te lang

Voordat je het weet zijn gebruikers al bezig met het automatiseren van hun eigen proces binnen het Power Platform en wordt het platform snel populairder. Denk aan Microsoft Teams. Het was er wel, maar werd niet echt structureel gebruikt binnen organisaties. Plotsklaps veranderd de wereld en loop je achter de feiten aan. Niks zo lastig om nadat iets in gebruik is genomen het beleid aan te scherpen of permissies aan te passen. Laat staan een goed Governance proces te implementeren. Zorg in ieder geval dat de basis staat, verbeteren doe je continue.

Basis op orde (een paar tips)

Als je wilt dat een gebruiker geen gebruik kan maken van bijvoorbeeld Power Apps schakel dan niet alleen de licentie uit van deze gebruiker, maar zorg ook dat er geen proef licenties kunnen worden aangevraagd. Iedereen kan een proef licentie aanvragen die 30 dagen geldig is tenzij dit wordt uitgeschakeld.
Ook in Teams kun je gebruik maken van Power Apps en Power Automate. Als je niet wilt dat een gebruiker binnen Teams gebruik maakt van het Power Platform dien je dit eerst uit te schakelen in het Teams Admin Center.
Verdeel de rollen. In de ‘default’ omgeving heeft iedereen met een licentie toegang om een App of Flow te maken. Stel vast welke gebruikers een beheer rol mogen vervullen en welke gebruikers eventuele extra omgevingen mogen aanmaken of andere administratieve taken mogen vervullen.
Stel het beleid vast van de ‘default’ omgeving. Een default omgeving is er altijd en iedereen met een licentie heeft toegang. Welke connectoren mogen met elkaar communiceren, welke zijn geblokkeerd en wat valt onder ‘business’ en ‘non- business’. Mag er bijvoorbeeld wel verbinding gemaakt worden met Twitter of niet. Configureer de ‘DLP-policy’ en configureer de noodzakelijke instellingen.
Bepaal of er communicatie mag plaats vinden tussen verschillende Microsoft 365 organisaties. Wil je dat een gebruiker een Flow kan maken die data verplaatst van de ene Microsoft 365 organisatie naar de andere Microsoft 365 organisatie? Stel de juiste tenant-isolatie instellingen in.

Zomaar een aantal tips om mee te starten en om in ieder geval de basis op orde te brengen. Natuurlijk zijn er nog veel meer zaken om afspraken over te maken om een goede Governance neer te zetten

Wat nu als het echt serieus wordt?

Voordat het echt serieus wordt is het zaak om de volgende stap te zetten. Als straks daadwerkelijk applicaties worden ontwikkeld voor de organisatie die dagelijks worden gebruikt of wanneer er bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd binnen het Power Platform die impact hebben op de organisatie geef dan de volgende onderdelen binnen het platform aandacht.

Licenties. Binnen een standaard Microsoft 365 licentie kun je gebruik maken van Power Apps en Power Automate. Wil je gebruik maken van premium connectoren, Dataverse of bijvoorbeeld AI dien je een additionele licentie af te nemen per gebruiker of per App/Flow.
Omgevingen. Tot de default omgeving heeft iedereen toegang met een licentie. De default omgeving is niet geschikt voor productiedoeleinden, meer voor persoonlijke productiviteit. Zo wordt deze omgeving bijvoorbeeld niet door Microsoft geback-upt.
Beveiliging. Een omgeving met een Dataverse vergt andere instellingen dan een omgeving zonder een Dataverse. Wat mag een gebruiker wel en wat mag een gebruiker niet binnen een omgeving. Een omgeving zonder Dataverse heeft maar 2 rollen, maar een omgeving met een Dataverse bevat veel meer mogelijkheden voor beveiliging.
Beleid. Voor elke omgeving kun je een beleid vast stellen of je gebruikt één beleid voor meerdere omgevingen. Welke connectoren mogen wel met elkaar communiceren, welke niet en welke moeten worden geblokkeerd. Bepaal per connector welke acties wel zijn toegestaan en welke niet. Stel vast met welke externe bronnen wel gecommuniceerd mag worden en met welke niet.
Monitoren. Zorg dat je weet wat er plaats vindt op de verschillende omgevingen. Welke Apps worden er gebruikt en door wie. Wat als er een gebruiker uit dienst gaat en diegene is eigenaar van een Flow. Binnen het admin portal van het Power Platform is veel zichtbaar, maar het Center of Excellence biedt de meeste mogelijkheden voor inzicht m.b.t. Governance binnen het platform.

Wil je hulp bij het maken van bedrijfsapplicaties of bij het automatiseren van bedrijfsprocessen dan ben je bij IT-WRKS aan het juiste adres. Maak gebruik van onze Governance aanpak of neem contact met ons op de wensen af te stemmen. Onze ervaren experts nemen jouw processen samen met de bewuste afdelingen en eindgebruikers onder de loep. Op basis daarvan bepalen wij welke tools je het best kan inzetten. We bekijken kritisch wat de beste inrichting is en bespreken deze uitvoerig met je. Vervolgens creëren we een oplossing op maat voor jouw organisatie. Kortom, we verzorgen het ontwikkelingsproces van a tot z.